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文／陶比獅2012年05月09日
相信大家都有用「討論」解決問題、構思點子的經驗吧？ 這種情境，在學校可能被叫作小組討論、在公司則被稱為團隊會議。很多時候，不少人的上班時間被大小會議填滿，只剩下空檔吃飯與上廁所了，所以想要提高上班時的效率與品質，幾乎不能不設法控管這些「大小會議」。 閱讀《改造會議的技術：引出團隊
內容簡介
恍神、離題、沒結論，OUT！
改造會議，一本搞定！
你無法避免開會，但你能讓會議更有效率。
引出團隊潛力、凝聚向心力、激發組織力，
就從改造會議的溝通方式開始！
日本會議改造王帶你一起潛入高績效團隊的會議，
告訴你52種高效率、高產出的會議溝通術，
保證開會不恍神、不離題、有結論！
讓會議從「必要之惡」起死回生，
搖身一變成為「高產出的彈藥庫、高效率的發電機」！
你所屬的組織裡，究竟是怎麼開會的？
是不是開會開到不知所云的鬼打牆狀態？
即使如此，開會仍是團隊裡不可或缺的「必要之惡」。
本書作者宇井克己是日本的「會議改造王」，他在書中指出，開會方式就像檢驗企業體質的石蕊試紙一樣，從開會現場觀察，團體的生產力與組織力就能立刻就能見真章。
雖然人人都躲不掉開會，我們唯一能做的，就是透過溝通技巧改變會議，激勵人人參與議程、加入討論，讓會議成為改變的起點、革新的源頭。
本書歸納140家成功企業、52種會議溝通術，帶你潛入高績效團隊的會議裡，告訴你開會時「說什麼？怎麼說？」。
作者發現，開會時只要掌握三要素，就能讓原本死氣沉沉的會議，搖身一變成為高效率、高產出的會議：
１配合團隊的目標；
２增加與會者的溝通量，同時提高溝通品質；
３讓每位與會者都願意為團隊貢獻一己之力。
一本書，讓你脫離「恍神、離題、沒結論」的鬼打牆狀態，告別「會而不議、議而不決、決而不行」的開會地獄！讓會議起死回生，成為高產出的彈藥庫、高效率的發電機！
作者簡介
宇井克己（Katsumi Ui）
組織變革顧問、管理顧問、中小企業診斷士。
一九六五年生於愛知縣。京都外國語大學（英美語學系）畢業後，進入上市公司擔任業務員，曾駐英國業務工作。回日本之後，獲得中小企業診斷士認證執照，現職為知識實踐顧問公司（Knowledge Practice Consulting Co., Ltd.）社長。以「活化會議」「強化業務力」「強化領導力」「經營支援」等方面，提供顧問服務。在會議改革、培養領導者等領域獲得客戶好評。作者網站：知識實踐顧問公司：
譯者簡介
廖舜茹
輔仁大學日文系畢業，譯作包括《不疲勞的生活》《大整理術》（均為麥田出版）等。
目錄
前言
第一章 高績效團隊的成功祕訣，就在會議裡
★會議究竟是怎樣的場合？
★提高團隊合作的三要素
★高效率團隊開會時，領導力也隨之提高
★旁觀會議過程，就能了解團隊合作與成果好壞
★會議並不是責罵部屬的場所——以連鎖居酒屋為例
★會議並不是報告會——以環保公司為例
★會議並不是下令的場所——以汽車零件製造商為例
第二章 冗長會議起死回生的方法
★會議開始時，該做的三件事
★白板是「讓會議能夠有所收穫」的必需品
★沒有人提出意見時，以兩人一組輪流發言
★排出意見的優先順位
第三章 配合團隊目標的會議
★思考團隊存在的意義究竟是什麼？
★團隊價值觀要形成共識
★團隊願景必須形成共識
★試著問問看：「為什麼會那樣想呢？」
★決定會議規則——依循團隊價值觀的會議規則
★會議不以「點」而應以「線」進行
★促成獨立思考的行動
第四章 溝通質量同時並進的會議
★對方發言時點頭，自然而然就能活化會議
★不否定別人的發言
★會議主席必須善於「劃重點」，同時提高傾聽力
★發言是事實？還是個人意見？
★三句話就能改造會議：原因是、方法是、具體來說
★追根究柢問到底，提高解決問題能力
★激發想像力的五個提問
★多面向提問加強團隊解決問題的能力
第五章 提高貢獻意願的會議
★讓每個人都覺得「我很重要」
★認可優點、交辦工作、賦予責任
★把待辦工作從大目標分解為小行動
★大家一起思考「怎麼做，才能讓客戶感動？」
★以問問題追根究柢、直搗問題核心
★個人問題需要團隊成員共同解決
★可視化，讓與會者都能看見目標的結果與實行的策略
★彼此工作的可視化
★將貢獻度可視化
第六章 做一個善於開會的高效能領導者
★有人離題，是領導者展現力量的時機
★保持平常心、避免動怒
★「這件事很難」是會議禁語
★追究原因與追究責任大不相同
★以對立表格處理針鋒相對的意見
★磨鍊設定目標的技巧
★最壞的設想、最好的準備
★回顧會議進行方式，讓團隊力更上一層樓
作者後記
圖表索引
詳細資料
- ISBN：9789866031120
- 叢書系列：
- 規格：平裝 / 224頁 / 15 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
- 出版地：台灣
- 本書分類：> >
內容連載
以下是某場會議的片段：「總之，我們的會議狀況不是很好。大家只要聽到要開會，大家的動機就會低落……。就整體組織而言，必須讓會議更有生產力才行啊！」
如果繼續就上述發言進行討論，這場會議絕對不會有好結果。為什麼？因為這個發言並非基於「事實」，而是「個人意見」。將個人意見當成議題深入討論之餘，把會議目標帶往歧途，造成會議毫無生產力的下場，甚至無法藉由開會提升溝通力。當我們在開會時發言，或者聽到他人發言時，必須分辨發言內容是「事實」？還是「個人意見」？
上述例子中，發言者說「會議狀況不是很好」，究竟是「事實」或「個人意見」呢？這是發言者的「個人意見」罷了，「大家的動機就會低落」也是「個人意見」。更何況，這裡所說的「大家」又是指誰？
並非基於事實，純粹是發言者的個人意見，根本無法適當解決問題。接收到這些訊息的人，什麼也沒有解釋清楚前提下，接受這樣的個人意見，甚至成為結論，如此一來，讓與會者根本無法得到成就感。缺乏成就感，當然也就無法產生行動。
那麼，究竟應該怎麼做才好？
不妨請會議主席這麼發問；
「你覺得開會狀況變得很差，究竟什麼事讓你有這種感覺呢？至於動機低落，其他人覺得如何呢？關於這一點，我覺得最好能再聽聽其他人的意見。」
務必分辨個人意見與事實的不同，如果是事實，把「會議的決議事項並沒有按照計畫進行，無法達成既定目標」一一列舉出來。至於發言者，也請注意要分辨事實與個人意見的不同。
該如何做才能有所分辨呢？關鍵字是「這只是我個人的意見……」。
當你在陳述意見時，這樣的句子非常合宜。「這只是我個人的意見，我認為，整體來說是差勁的會議……」。如果這樣說顯得很矛盾的話，就要考慮這並非「個人意見」而是「事實」。因此，根據什麼事實而發言，請三思之後再發言。
分辨事實或個人意見的不同，能讓開會時的滿意度變高，也能讓會議「議而有決、決而有行」。
三句話就能改造會議：原因是、方法是、具體來說
與會者中，是否有人說的話總是不知所云呢？比方說：「課長，有件事情想跟您報告，客戶要求○○規格，但這是特殊規格，所以我拜託技術部針對客戶的這個特別需求製作，技術部說『為什麼需要那種規格？』，所以我將技術部的疑問再次打電話轉達給客戶進行確認，表明我已經確實把客戶需求傳達給公司技術部門，不過，也請客戶看看能不能用我們公司已有的一般品取代特注品，雖然，我向客戶說無論如何公司已經就特殊規格進行討論，不過又出現了交貨日期的問題，如果可以的話，是否能夠請課長向技術部門的王課長拜託一下呢？」
其實，這種問題還不嚴重，不過，就是有人的發言內容，有時是電子郵件的文章，就像上述例子一般完全沒有使用標點符號的句點（。），很難讓人理解重點究竟是什麼。
如果在團隊裡出現有這樣的溝通，團隊合作應該也是有問題的。為什麼？說不清楚也講不明白，匆忙之間也不修飾發言內容，想要從中有新的發想也很難吧？讓發言內容活起來，這才是所謂的團隊合作吧？
該怎麼做，才能將這種很難理解的發言內容，變身為「說清楚、講明白、容易了解」的發言呢？
請務必記住以下的三個接續詞，並在開會發言時加以應用。當然，不僅是開會時做這樣的訓練，日常會話當中也請多多活用。如此一來，溝通變得容易理解，能夠讓團隊成員相互腦力激盪。這三個接續詞分別是：
1.原因是
2.方法是
3.具體來說
1.「原因是」：表現原因和結果的接續詞
比方說，「客戶希望能夠做到△△，於是我做出○○提案」，將以上的發言，試著以具有因果關係的說法：「我對客戶做出○○提案，原因是（＝因為）客戶希望能夠做到△△。」
2.「方法是」：表現目的和方法的接續詞
比方說，「為了成為讓客戶更加感動的業務員，透過更多的拜訪蒐集客戶個人資料，進一步成為服務顧客時的依據」。將上述發言內容試著變成連結「目的和方法」的說法：「為了成為讓客戶更加感動的業務員，方法是（＝所以）透過拜訪蒐集客戶的個人資料，以能在服務顧客時有所依據，所以想要做這項提案。」
3.「具體來說」：是將發言內容具象化的接續詞
比方說，「為了增加團隊的溝通力，先定期聚餐，或者在固定時間、固定場所召集大家一起打掃，有必要找個時間地點讓大家自然而然交流」，將上述發言試著變成具體的說法：「首先，增加團隊成員之間的溝通量，大家覺得這個意見如何？這麼一來，有必要找個場所方便大家交流。具體來說，定期聚餐或在固定時間與場所大家一起打掃。」
說到何鳳山，可能很多人沒有聽說過這個名字，不知道他是幹什麼的，在歷史上有過什麼功績。但是說起辛德勒，相信大家都會脫口而出，是那個救了許多猶太人的德國人。 辛德勒全名奧斯卡·辛德勒，他是一名德國商人，重點是他還是一名間諜，他實際上還是一名納粹黨成員。 ... 他憑藉聰明才智，利用二戰時德國發起的戰爭，誘逼德國人投資，並且僱傭低價的猶太人做工，在那個很多人吃不飽飯的時代中，狠狠大賺了一筆。但在同時，他也保住了一千多名猶太人的性命，占波蘭倖存猶太人數的四分之一左右。 辛德勒之所以暴得大名，都是拜大導演史蒂文·史匹柏所賜，他導演的《辛德勒名單》一舉拿下七座奧斯卡金像獎後，辛德勒仿佛成為了一種悲天憫人的象徵。辛德勒的形象在那個昏暗殘酷的戰爭背景之下，無疑是閃耀著人性的光輝。 ... 何鳳山就是"中國版辛德勒"，看看這崇高的評價，就可以想像他的功德有多大。他和辛德勒一樣，都救了許多猶太人，得到國際上、尤其是猶太倖存者很高的讚揚，這是怎麼回事呢？ 何鳳山是我們中國湖南人，畢業於德國慕尼黑大學，是二戰時期中國駐維也納的總領事，專門負責辦理兩國之間外交方面的事情。 二戰時期，由於納粹覬覦猶太人的財富，挑動德國平民的仇視心理，對他們大肆迫害，後面開始還實行了大規模的種族滅絕政策，可謂是慘絕人寰，這是世界公認的事實。當納粹的屠刀高高舉起的時候，歐洲大陸上的猶太人紛紛想盡辦法，辦理去往其他國家的簽證，想從納粹魔爪下逃亡，奈何這個關鍵時刻，少有國家願意或許敢於接受他們。 ... 何鳳山在1938—1940年期間，恰好擔任中國駐維也納的總領事，此時的奧地利剛剛被納粹德國吞併，猶太人面臨著十分危險的境地，紛紛前往各處使領館，只求一家人的簽證，好讓他們逃離苦海。 據資料顯示，當時有個17歲的少年艾力克·哥特斯塔伯，出於求生的本能，沒日沒夜的走了無數個領事館，卻紛紛被拒。萬分幸運的是，他後來走到了中國大使館，本來都打算放棄的他，這次遇到了一位善良的中國人——何鳳山，何鳳山十分同情艾力克悲慘的遭遇，當下就給他和他的家人辦理了去往上海的簽證。 ... 艾力克在中國領事館取得簽證這個消息在那個滿是納粹陰影下的維也納瞬間引爆了猶太人群體，他們呼兒喚女集體前往，中國領事館門前是人頭攢動，這樣的畫面經久不衰，成為奧地利猶太人的集體記憶。 在那個一片混亂的年代，艾力克他們就算是來到了中國，躲過了納粹追殺，可是他們仍然會來到納粹的盟友日本人手下討生活，而且陌生的十里洋場上海灘，沒有錢也很難生存下去。可是猶太人最讓人羨慕嫉妒的就是他們聰明的腦袋啊，雖然身處異國他鄉，他們很快動起腦子，在上海開起雜貨店，洗衣房…… 當時蔣氏政府對德國還是極有好感的，老蔣的兒子也正在德國進修軍事，還以軍官候補生的身份進入德軍山地部隊服役，國民政府也一直購買德國武器。德國追殺猶太人，何鳳山選擇了施救他們，但他很快就受到了來自頂頭上司——駐德大使陳杰的威脅。 ... 陳杰的擔心也不是多餘的，因為國民政府也正在與日本共同爭取著德國的支持，這種關鍵時刻絕對不可以得罪德國政府，他也聽聞了何鳳山的所作所為，趕緊對何鳳山提出了警告。但是何鳳山沒有理睬，依然繼續發放簽證。陳杰趕緊向外交部告黑狀，說他在向猶太人出賣簽證，賺黑錢。 外交部還派了人到維也納調查何鳳山，但他在個人操守方面行的端坐的正，上峰也因為沒有查到什麼證據，只好不了了之。1940年的5月，也就是何鳳山在他維也納總領事的位置上坐滿了兩年的時候，他就被調離了維也納，之後又被調任其他國家從事外交工作。 這兩年間，何鳳山在上司的威脅下，在納粹的緊盯下，一共向猶太人發放了足足有4000多份簽證，4000多猶太人因此離開了奧地利，保全了身家性命。 ... 據說這個運氣爆棚的艾力克，引領許多猶太人找到活路的人，在中國一直生活到解放前夕，後來似乎是去了加拿大。而當時何鳳山這一壯舉，國內一直沒有人知道，有知道的也沒人去談論，畢竟那時的中國正在面臨日寇的侵華戰爭，無暇顧及這些事情。 直到1997年何鳳山去世後，他的女兒何曼禮在訃告中寫道自己的父親當年曾為許多猶太人發放簽證的事，何鳳山的事跡才慢慢被人所提及。 這個救了無數人卻從未在生前向外人提起過的善良人士，應該被我們所銘記。在這件事情完全發酵並得到證實後，以色列政府於2001年授予何鳳山"國際正義人士"的稱號，而後幾年，以色列政府還授予何鳳山"榮譽公民"的稱號，聯合國也稱他為"中國的辛德勒"。 ... 在兩年前的2018年的3月15日，義大利名城米蘭的一座廣場正式揭牌，人們將它命名為「何鳳山廣場」，正是為了紀念中國前外交官——何鳳山先生。
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